Baru-baru ini, konsep Agile dan Activity Based Working semakin populer, dan banyak perusahaan sudah mempertimbangkan kemungkinan untuk menerapkannya di kantor mereka, tetapi mengalami kesulitan tertentu. Manajemen seringkali tidak dapat melakukan perubahan tersebut karena takut menghadapi ketidakpuasan karyawan dan penurunan produktivitas mereka.
Denis Chernichkin, direktur Haworth Business Interiors, memberi tahu kami tentang mengapa perubahan konsep interior kantor dapat berdampak negatif pada pekerjaan perusahaan dan apa yang perlu diperhitungkan untuk mengatur ruang seefisien mungkin.
Apa kesulitan utama dalam mengimplementasikan proyek seperti Agile dan Activity Based Working?
- Kantor yang dilaksanakan sesuai dengan konsep ini, pertama-tama, mengandaikan adanya banyak area fungsional berbeda yang dapat dipilih oleh karyawan sesuai kebijaksanaannya, tergantung pada tugas dan jenis aktivitas tertentu. Keragaman ini memberikan kebebasan bertindak ketika merencanakan sebuah kantor sehingga orang yang bertanggung jawab terkadang tidak tahu harus mulai dari mana, apa yang harus difokuskan, atau tidak memutuskan sama sekali pada perubahan signifikan, dan jika mereka melakukannya, mereka tidak dapat merumuskan dengan jelas tugas dan jelaskan kepada arsitek hasil apa yang perlu dicapai. Biasanya rumusannya terlalu abstrak, berdasarkan perasaan dan kecenderungan daripada fakta dan statistik konkret. Keinginan ini jauh dari tugas teknis yang bermakna, terstruktur, dan berkualitas tinggi, yang mencerminkan persyaratan untuk ruang yang efisien saat ini dan dalam jarak tiga hingga lima tahun untuk perusahaan tertentu. Hasilnya mungkin ternyata tidak sesuai dengan harapan pelanggan.
Seringkali, perusahaan, tidak memahami apa yang sebenarnya ingin mereka dapatkan, mulai menyalin ide-ide dari kantor yang ada tanpa menyesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri dan menerapkannya di ruang yang sama sekali berbeda, dalam kondisi yang berbeda, di tim lain yang pada dasarnya tidak siap untuk menerimanya. konsep. Akibatnya, hal ini menyebabkan penurunan produktivitas yang signifikan.
Terlepas dari kenyataan bahwa kesulitan-kesulitan ini lebih melekat dalam transisi ke konsep Agile dan Pekerjaan Berbasis Aktivitas, mereka dapat muncul dalam penciptaan ruang apa pun. Tentu saja, lebih mudah untuk membuat kantor “ruang terbuka” standar, di mana solusi dari jenis yang sama sering digunakan, tetapi kesulitan dalam merumuskan persyaratan untuk ruang yang efektif juga muncul dalam kasus seperti itu.
Bagaimana Anda mendefinisikan ruang kantor yang efektif?
- Ini adalah ruang yang menyatukan orang dan tempat mereka paling produktif dan efisien. Ini adalah lingkungan di mana tim kerja atau spesialis individu dapat memaksimalkan potensi mereka, ketika ruang di sekitarnya tidak menghalangi mereka, tetapi membantu. Dan karena setiap tim dan setiap spesialis memiliki karakteristik individu, ruang efektif itu unik untuk setiap organisasi individu. Tidak ada skenario tunggal atau jawaban yang benar, karena banyak hal bergantung pada tujuan perusahaan. Untuk beberapa, pada saat ini, penting untuk mengurangi biaya, mengurangi meter persegi per orang, untuk orang lain - untuk menciptakan produk baru atau membawa teknologi baru ke pasar, untuk seseorang - untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan kualitas layanan. Terkadang tugas-tugas ini bertentangan. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus menentukan apa tujuannya, kriteria keberhasilan dan bagaimana mencapainya, dan bagaimana ruang dapat membantu dalam memenuhi tugas-tugas tersebut.
Saya menyarankan untuk memulai dengan mengidentifikasi satu parameter yang sangat penting - budaya organisasi. Dialah yang membedakan perusahaan satu sama lain. Ini adalah karakteristik yang sangat penting yang sering diremehkan di pasar kita, meskipun kepentingannya telah lama dikenal di dunia. Mengetahui dan memahami budaya perusahaan Anda memudahkan untuk menentukan ruang apa yang dibutuhkannya.
Bagaimana budaya dikaitkan dengan ruang?
- Budaya mempengaruhi secara harfiah semua aspek aktivitas organisasi, termasuk manajemen, proses bisnis, produk yang dibuat, daya tarik dan retensi karyawan, sistem pengambilan keputusan, reputasi, dan banyak lagi. Itu membangun rasa aman, komitmen terhadap perusahaan dan mempengaruhi kepuasan dan produktivitas karyawan. Oleh karena itu, ini sering dipandang sebagai aset organisasi yang lengkap dan sangat penting.
Biasanya budaya dalam suatu perusahaan dikaitkan dengan hal-hal formal, seperti nilai-nilai perusahaan, standar kerja, kode etik - yang disebut faktor-faktor yang terlihat. Tapi ada juga faktor tak terlihat yang menentukan aturan tak terucap dan kebiasaan orang. Di area ini, ruang kerja juga memegang peranan penting, termasuk solusi arsitektur, interior dan furnitur. Artinya, ruang kerja merupakan bagian penting dari budaya organisasi dan harus sesuai dengannya. Ini seperti potongan puzzle yang diambil dari set lain - tidak hanya tidak sesuai dengan elemen di sekitarnya, tetapi juga akan merusak keseluruhan gambar. Sama halnya dengan ruang. Dalam banyak hal, ini membentuk cara kerja seorang karyawan, jadi jika ruangan tidak sesuai dengan budaya saat ini, orang akan bekerja bertentangan dengan nilai-nilai perusahaan.
Ternyata jika Anda memindahkan seorang karyawan dari satu kantor ke kantor lain yang terasa berbeda dari sebelumnya, ia akan bekerja dengan cara berbeda?
- Pastinya. Tentu saja, perubahan ini tidak selalu mencolok, tetapi intinya adalah bahwa jenis ruang, fungsi yang tersedia di dalamnya, dan budaya organisasi secara umum menentukan bagaimana seseorang mendekati tugas, berinteraksi dengan kolega, dan membuat keputusan. Lagi pula, meskipun biasanya kita tidak memikirkannya, pengaruh budaya terhadap perilaku kita sangat besar. Ada baiknya mengubah tempat, dan kita sudah secara tidak sadar berperilaku berbeda.
Saya suka pepatah Winston Churchill: "Pertama kita menentukan bentuk bangunan kita, dan kemudian bangunan kita menentukan bentuk perilaku kita." Dan memang begitu. Ambil contoh, sebagai perbandingan, perilaku orang di luar kantor - di restoran mahal dan di pub biasa. Dalam kasus pertama, kami mencoba mencocokkan level - gaya pakaian formal, nada tenang, sering percakapan tentang topik intelektual. Tapi bayangkan kita berada di pub - perilaku kita akan lebih bebas dan informal. Hal yang sama terjadi di kantor - ruang secara langsung memengaruhi perilaku dan gaya kerja karyawan.
Bagaimana jika karyawan tidak menyukai ruang tempat mereka bekerja? Bagaimana ini akan mempengaruhi mereka?
- Ini pertanyaan yang sangat penting. Ketidakpuasan karyawan terhadap ruang kantor, di mana, misalnya, tidak mungkin menemukan area fungsional yang nyaman yang cocok untuk tugas tertentu, atau ada banyak gangguan yang mengganggu, menimbulkan efek negatif yang signifikan. Namun sayangnya, karyawan tidak dapat mengubah ruang yang ada sendiri. Otoritas semacam itu berada di pundak para profesional yang bertanggung jawab atas pembuatan interior kantor, yang harus mempertimbangkan karakteristik budaya organisasi untuk menciptakan lingkungan yang paling nyaman. Selain itu, karena perbedaan jenis aktivitas departemen dalam satu organisasi, ada yang disebut sub-budaya, yang juga harus diperhitungkan saat mendesain.
Kita semua tahu bahwa arsitektur berbagai negara dan kota berbeda satu sama lain, mencerminkan karakteristik budaya dan menciptakan suasana yang unik. Di kantor, semuanya sama - desain dan arsitektur ruang kantor harus mencerminkan individualitas organisasi dan divisinya.
Bagaimana Anda bisa mendefinisikan budaya organisasi Anda dan memahami ruang mana yang paling cocok?
- Sebenarnya cukup sederhana. Ada klasifikasi berdasarkan penelitian 25 tahun oleh profesor Universitas Michigan Cameron dan Quinn yang disebut "Nilai Bersaing". Ilmuwan telah mengidentifikasi empat nilai dominan dalam perusahaan: Kerjasama, Persaingan, Penciptaan, dan Pengendalian. Setiap nilai dikaitkan dengan sekumpulan karakteristik ruang kerja yang memaksimalkan dukungannya. Omong-omong, model ini diakui oleh banyak ahli sebagai sangat efektif dan masuk dalam 50 alat bisnis terbaik dalam sejarah menurut peringkat Financial Times.
Misalnya, mari kita lihat perusahaan di mana nilai Kontrol mendominasi. Untuk organisasi ini, kuncinya adalah melakukan pekerjaan dengan "benar". Mereka dicirikan oleh struktur organisasi yang jelas, hierarki, kontrol ketat, protokol dan prosedur yang berlimpah, dan interaksi formal karyawan. Paling sering ini adalah perusahaan birokrasi besar dan lembaga pemerintah, serta departemen keuangan dan hukum. Ruang dalam hal ini harus dicirikan oleh penataan tempat kerja yang tertib dan mudah dipahami, mempertahankan hierarki dan status, dilengkapi dengan partisi tinggi dan area khusus yang ditunjuk untuk interaksi, bukan ruang pertemuan terpisah. Tempat kerja biasanya terisolasi, secara kaku dibagi menjadi departemen di dekat bos, warna konservatif sering digunakan di interior.
Sebagai perbandingan, mari kita ambil nilai kebalikan "Creation". Perusahaan yang didominasi oleh nilai ini dicirikan oleh keinginan untuk membuat produk atau layanan terlebih dahulu, mereka fokus pada inovasi, pada pemikiran out-of-the-box, pada keinginan untuk menjadi pemimpin melalui perkembangan baru dan rilis lebih cepat ke pasar. tawaran unik. Jenis ini sering dikaitkan dengan perusahaan IT serta agensi pemasaran kreatif, namun pada kenyataannya, hampir semua perusahaan yang membuat produknya sendiri memiliki nilai ini, terutama jika berada pada posisi terdepan di industrinya. Untuk perusahaan seperti itu, sangat penting untuk dapat mengadakan diskusi kelompok, bertukar pikiran, rapat, berbagi ide secara informal dengan rekan kerja kapan saja. Oleh karena itu, jenis organisasi ini membutuhkan banyak tempat berbeda untuk pekerjaan yang berfokus pada individu, serta untuk interaksi kolektif dan pertemuan spontan, permukaan besar untuk tampilan informasi visual, ruang yang lebih luas dengan perspektif yang baik, karena mempromosikan imajinasi, lebih kompleks dan tata letak organik, kurangnya keseragaman dalam desain dan pengulangan, solusi interior yang menginspirasi, lebih sedikit batasan dan lebih banyak kebebasan, dan banyak area berbeda untuk kreativitas dengan akustik yang baik, karena proses kreatif sangat mudah dihancurkan.
Namun yang terpenting untuk diingat adalah setiap perusahaan selalu menggabungkan keempat nilai tersebut. Biasanya, dua di antaranya mendominasi, tetapi, bagaimanapun, budaya organisasi masing-masing perusahaan adalah kombinasi unik dari semua nilai ini, yang hadir dalam proporsi tertentu. Oleh karena itu, Anda tidak akan dapat menemukan perusahaan dengan budaya yang sama. Mengetahui budaya organisasi Anda sendiri, memahami keseimbangan nilai-nilai kunci, Anda dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang ruang apa yang dibutuhkan untuk setiap departemen tertentu dan perusahaan secara keseluruhan.
Bagaimana tepatnya Anda dapat mengidentifikasi budaya di sebuah perusahaan?
- Pendekatan ilmiah yang komprehensif diperlukan untuk diagnosis yang jelas tentang budaya organisasi perusahaan dan divisinya. Kami di HAWORTH memiliki metodologi CultureLENS ™ yang telah dipatenkan untuk melakukan penelitian semacam ini. Berkat teknologi komputer, semua karyawan dapat berpartisipasi dalam penelitian ini, menjawab pertanyaan dari jarak jauh untuk menganalisis budaya organisasi saat ini. Manajer puncak menjawab pertanyaan tambahan yang membantu menentukan budaya organisasi pilihan yang ingin mereka lihat di perusahaan mereka dalam 2-3 tahun. Semua tanggapan diproses oleh komputer, memungkinkan para ahli dan ahli strategi ruang kantor untuk membuat kesimpulan dan rekomendasi individu untuk klien. Misalnya, membandingkan budaya saat ini dan yang disukai dapat membantu Anda memahami arah mana yang harus dipindahkan dan perubahan apa yang perlu diterapkan di ruang kantor untuk mencapai hasil yang diinginkan tanpa menimbulkan penolakan dan penolakan dari staf.
Apakah saya memahami betul bahwa hasil kajian budaya organisasi menjadi dasar kerangka acuan desain kantor? Apakah pelanggan perlu memberikan sesuatu yang lain?
- Ya, hasil studi ini adalah laporan terperinci, yang merupakan ringkasan desain, kerangka acuan terperinci untuk pembuatan kantor masa depan dengan contoh solusi spasial yang akan mendukung budaya organisasi yang disukai dari perusahaan yang diteliti. Tetapi saya hanya berbicara tentang satu alat, meskipun alat yang fundamental. Selain budaya organisasi, penting untuk memahami karakteristik individu lain dari organisasi - gaya kerja yang ada, jenis interaksi antara departemen dan karyawan, statistik penggunaan tempat kerja dan tempat umum, kepuasan pribadi dengan ruang kerja saat ini, dll. Ada penelitian tambahan untuk membantu perusahaan mengidentifikasi semua fitur ini.
Sebagai kesimpulan, saya ingin menekankan sekali lagi bahwa setiap perusahaan, ketika mendesain kantor baru atau melakukan renovasi di kantor yang sudah ada, harus menganalisis dirinya sendiri dan kebutuhannya dengan cermat. Ada kemungkinan bahwa organisasi ini tidak perlu beralih ke Agile atau Activity Based Working. Tidak ada yang ditugaskan mengikuti mode atau menjadi trendi, tanggung jawab kami adalah menciptakan ruang yang tepat yang meningkatkan produktivitas, kepuasan, dan komitmen karyawan. Bagaimanapun, orang adalah aset utama perusahaan mana pun.
