Selama dekade terakhir, dominasi ruang terbuka di kantor modern semakin menonjol, menggantikan jenis organisasi ruang angkasa lainnya. Sementara ruang terbuka meningkatkan interaksi karyawan dan mengurangi biaya real estat, itu juga membuat lebih sulit untuk fokus dan berkonsentrasi pada pekerjaan, yang berdampak negatif pada produktivitas dan pada akhirnya dapat melebihi manfaatnya.
Tentu saja, hampir semua kantor harus memiliki area komunikasi terbuka yang meningkatkan frekuensi dan efisiensi interaksi karyawan dan meningkatkan kemungkinan inovasi. Namun, area seperti itu menciptakan gangguan visual dan kebisingan di ruang terbuka yang mengganggu konsentrasi, dan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi sama pentingnya dengan kerja tim. Oleh karena itu, ada baiknya mencari tahu apa yang sebenarnya mempengaruhi konsentrasi, bagaimana Anda dapat menghindari kehilangannya, dan juga bagaimana secara kompeten menggabungkan area terbuka dengan area untuk pekerjaan terfokus.
Semua orang tahu tentang masalah kebisingan dan hilangnya konsentrasi di ruang terbuka, tetapi sayangnya hanya sedikit yang peduli dengan masalah ini. Mungkin karena suaranya tidak dapat dilihat, kami meremehkan signifikansinya. Misalnya, jika terjadi kebocoran di kantor, meskipun tidak terlalu serius, personel yang bertanggung jawab akan segera memperbaikinya. Suara "bocor" bisa sama merusak pekerjaan kantor, tapi untuk beberapa alasan kita dengan mudah mengabaikan masalah ini, tidak seperti karpet basah.
Menurut Haworth Research Center, rata-rata, karyawan kehilangan 28% waktu kerja mereka karena gangguan di kantor. Akibatnya, mereka harus memulai hari kerja lebih awal atau terlambat untuk menyelesaikan semua tugas yang membutuhkan keheningan dan konsentrasi. Masalah ini jauh dari baru. Pekerja kantor sering kali membutuhkan tempat untuk beristirahat dan fokus, dan sayangnya, faktor ini paling tidak diperhitungkan di ruang kerja terbuka. Menurut statistik dari penelitian tersebut, lebih dari separuh karyawan percaya bahwa sulit untuk berkonsentrasi di kantor mereka, itulah sebabnya mereka membuang banyak waktu.
Selain kekacauan visual dan polusi suara yang harus dihadapi karyawan di kantor terbuka, mereka dibombardir dengan gangguan seperti email, ponsel yang berdengung, dan pesan pop-up. Kelebihan informasi dari komunikasi seluler dan Internet yang berkelanjutan "melumpuhkan" mereka, menyisakan sedikit waktu untuk fokus pada pekerjaan mereka dan pemecahan masalah yang tidak standar. Otak manusia bekerja dengan cara yang sama seperti seribu tahun yang lalu, tetapi sekarang kita memiliki semua teknologi ini, dan biologi kita tidak dapat mengimbangi perkembangannya. Kelebihan informasi dengan cepat menjadi tren negatif utama di pasar modal manusia.
Kehilangan konsentrasi
Saat mengerjakan satu tugas, seseorang dapat fokus sedemikian rupa sehingga dia hanya akan melihat informasi yang dia anggap penting, mengabaikan yang lainnya. Ini adalah kemampuan luar biasa dari otak manusia. Namun, ketika banyak gangguan muncul, perhatian sering bergeser dari tugas yang ada ke yang kurang penting.
Penting untuk dicatat bahwa gangguan dapat dibagi menjadi dua jenis: internal dan eksternal. Dan menurut penelitian tersebut, dibutuhkan rata-rata 23 menit bagi karyawan untuk kembali fokus dan kembali bekerja terganggu oleh gangguan eksternal. Menariknya, dalam melakukannya, mereka fokus pada setidaknya dua tugas lain sebelum kembali ke tugas yang mereka lakukan sebelumnya.
Faktor internal biasanya adalah pemikiran atau pengalaman pribadi yang tidak terkait langsung dengan pekerjaan, misalnya, apa yang akan dimakan untuk makan siang atau hal-hal apa yang tersisa untuk malam itu. Kembali bekerja, karena terganggu oleh faktor internal, ternyata agak lebih sulit, dan membutuhkan waktu sekitar 30-35 menit. Jadi, kita menghabiskan cukup banyak upaya kognitif untuk mengendalikan pikiran kita sendiri yang mengganggu. Oleh karena itu, sangat penting untuk meminimalkan pengaruh faktor-faktor eksternal - bagaimanapun juga, semakin banyak usaha yang dibutuhkan untuk menangani faktor-faktor eksternal, semakin sering seseorang akan teralihkan dan semakin banyak waktu yang terbuang percuma.
Semakin banyak multitasking, semakin rendah efisiensinya
Otak manusia tidak mampu memproses informasi dengan cara yang sama seperti komputer, yang dapat melakukan beberapa proses dalam waktu bersamaan. Orang cenderung lebih dalam urutan tindakan. Ketika kita mencoba menyelesaikan dua atau lebih tugas, kita sering merasa seolah-olah kita melakukan semuanya sekaligus. Pada kenyataannya, beralih antar tugas, kita membuang banyak waktu, dan semakin lama diselesaikan, semakin kita kehilangan konsentrasi dan semakin banyak kesalahan yang kita buat. Banyak yang bahkan menyebut multitasking sebagai bentuk gangguan lain, karena banyak tugas cenderung mengalihkan perhatian di antara mereka.
Misalnya kita mendapat tugas untuk mengisi beberapa gelas dari satu botol air. Kami tidak dapat mengisinya pada saat yang sama, jadi kami mengisinya dengan lengkap satu per satu, atau sedikit demi sedikit, kembali ke gelas kosong berulang kali. Pada kasus pertama, jelas kita akan mengatasinya lebih cepat dan lebih efisien, sedangkan pada kasus kedua prosesnya akan lebih lama, sementara kita bisa menuangkan lebih banyak air melewati gelas. Dan semakin banyak gelas, semakin lama proses ini akan berlangsung, dan semakin banyak air yang akan kita tumpahkan.
Teknologi bisa menjadi sangat menantang saat melakukan multitasking, karena dengan semua gangguan, kita berada dalam kondisi mempersiapkan diri untuk dialihkan, dan kebanyakan orang tidak menangani multitasking dengan baik. Karenanya, dengan fokus pada satu aktivitas, kami bekerja lebih produktif. Terutama dalam keadaan "mengalir".
Masuk ke arus
Flow adalah konsep dalam psikologi yang dikembangkan oleh psikolog Hongaria Mihai Csikszentmihalyi pada tahun 1970-an. Istilah ini mengacu pada keadaan mental di mana seseorang terlibat penuh dalam aktivitas tertentu, termotivasi, penuh energi dan sering lupa waktu. Dengan cara ini dia bekerja tidak hanya lebih produktif, tetapi juga lebih kreatif.
Gangguan eksternal dapat mengganggu fokus, tetapi memiliki sedikit atau tidak berpengaruh pada mereka yang berada dalam status "mengalir". Misalnya, musik di kantor dapat dianggap sebagai gangguan oleh satu orang dan hampir tidak diperhatikan oleh orang lain, meskipun keduanya berfokus pada tugas yang sama. Ini mungkin berarti bahwa yang kedua telah memasuki keadaan "mengalir", sementara yang lain hanya mencoba melakukannya, tetapi faktor eksternal mengganggu.
Di sisi lain, rangsangan eksternal tidak harus menjadi gangguan, tetapi sebaliknya, dapat berguna untuk menyelesaikan pekerjaan. Terkadang perlu untuk memahami dan mengevaluasi situasi eksternal dan lingkungan. Kesadaran situasional ini dapat berguna untuk aktivitas tertentu. Misalnya, saat mengemudi, seseorang sedang fokus, sedangkan ia perlu mengevaluasi berbagai faktor situasional: jalan, lampu lalu lintas, pengguna jalan lainnya.
Pekerjaan kantor yang produktif membutuhkan kesadaran situasional dan masuk ke dalam keadaan "mengalir". Sayangnya, tidak mungkin untuk berada di kedua negara bagian pada saat yang sama, oleh karena itu, dengan mempertimbangkan tugas, keadaan, dan faktor internal dan eksternal saat ini, karyawan harus beralih di antara keduanya. Dan ruang kantor harus mendukung pekerjaan di masing-masing negara bagian ini.
Desain ruang kerja konsentrasi
Gangguan tidak akan hilang, tetapi ruang kantor harus tetap fokus pada pekerjaan daripada menciptakan hambatan baru untuk mencapai keadaan "mengalir".
Kebutuhan kerja karyawan berubah sepanjang hari tergantung pada tugasnya. Misalnya, Anda harus terlebih dahulu mengurutkan email, melakukan beberapa panggilan, lalu mempersiapkan rapat, mendiskusikan tugas dengan kolega, lalu menyiapkan penawaran komersial. Hanya dengan pendekatan desain terintegrasi, Anda dapat membuat ruang yang sesuai untuk semua aktivitas yang terdaftar.
Pendekatan holistik untuk mengatur ruang kantor ini mencakup lima prinsip: keragaman, pilihan, kontrol, pengenalan, dan penambahan.
Perbedaan. Jangan memilih antara area terbuka dan pribadi, Anda perlu menyediakan keduanya, dan juga memberi mereka kesempatan untuk memilih ruang yang sesuai untuk setiap tugas. Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi dapat dilakukan di area mana pun: seseorang lebih nyaman di ruang terbuka dengan suara dengungan kantor, sementara seseorang membutuhkan keheningan total di tempat terpencil. Yang utama adalah kedua jenis ruang tersebut dihadirkan di kantor.
Pilihan. Percayai karyawan Anda untuk memilih di mana, bagaimana, dan kapan mereka melakukan pekerjaan mereka. Dan mereka sendiri akan dapat menemukan kondisi yang paling produktif bagi mereka.
Kontrol. Beri karyawan kendali atas tempat kerja mereka. Jika Anda memutuskan segalanya untuk mereka, maka ada kemungkinan besar salah dengan preferensi mereka. Misalnya, dengan memutuskan untuk menghilangkan gangguan kebisingan di antara karyawan dan mengisolasi mereka dari area umum, perusahaan dapat secara signifikan menurunkan interaksi rekan kerja. Sebaliknya, berikan karyawan kemampuan untuk mengatur privasi tempat kerja mereka, frekuensi interaksi dengan kolega, serta set aksesori, tingkat cahaya, suhu, dll. Kesadaran bahwa mereka dapat mengontrol ruang kerja mereka dapat mengimbangi beberapa efek negatif dari gangguan.
Pengakuan. Pergi dari titik A ke titik B, lalu ke titik C seharusnya mudah. Tata letak yang jelas dan sederhana memungkinkan orang bernavigasi dengan cepat di luar angkasa dan menghindari situasi yang canggung dan waktu yang terbuang percuma. Tata letak yang benar-benar dapat dipahami memungkinkan karyawan membayangkan secara mental peta kantor, menemukan kolega di dalamnya, dan secara intuitif memahami tujuan setiap zona. Ketika Anda menggambarkan area fungsional dengan jelas, Anda tidak membebani proses kognitif karyawan dengan pikiran yang tidak perlu, dan mereka segera siap untuk mengarahkan energi mereka untuk menyelesaikan tugas alih-alih mencoba menavigasi di luar angkasa.
Pengisian kembali kekuatan. Beri karyawan waktu dan ruang untuk istirahat. Ketika kita berkonsentrasi pada pekerjaan dalam waktu yang lama, banyak energi yang terkuras dan tubuh lebih cepat lelah. Otak kita melakukan hal-hal yang sangat menakjubkan dengan memungkinkan kita berkonsentrasi pada sesuatu untuk waktu yang lama tanpa memperhatikan gangguan. Oleh karena itu, "pengisian ulang" setelah aktivitas semacam itu sangat diperlukan. Salah satu pilihan untuk mengisi ulang energi Anda adalah dengan menikmati pemandangan dari jendela sambil beristirahat sejenak dari pekerjaan, dan perusahaan mana pun harus memberikan kesempatan ini. Anda juga bisa beristirahat sejenak sepanjang hari untuk menikmati camilan atau mengobrol dengan rekan kerja di area informal. Satu atau dua kali istirahat yang lebih lama, seperti pergi ke gym atau berjalan-jalan di luar kantor, dapat memberikan dorongan energi yang diperlukan untuk sesi kerja yang lebih lama. Penting untuk memberi karyawan pilihan ini sehingga mereka selalu bersemangat untuk bekerja dalam konsentrasi.
Masalah konsentrasi di kantor Rusia
Denis Chernichkin, Direktur Haworth Business Interiors, memberikan komentarnya tentang studi ini dan menghubungkannya dengan realitas Rusia.
“Masalah konsentrasi di ruang terbuka di Rusia tidak kalah pentingnya dengan di Barat. Saya bahkan akan mengatakan bahwa masalahnya bahkan lebih akut. Faktanya adalah, misalnya, perusahaan Amerika, sebagian besar, dengan hati-hati pindah ke ruang terbuka, dan menggunakannya hanya untuk divisi atau zona tertentu. Di kantor-kantor Rusia, transisi ini menjadi lebih tajam dan lebih mudah, tanpa memperhitungkan aktivitas spesifik karyawan dan gaya kerja mereka. Selain itu, seringkali di banyak baris "bangku" yang monoton praktis tidak ada batasan atau penghalang akustik sama sekali. Mengapa kebisingan dan gangguan lain mencapai tingkat kritis. Ini dikonfirmasi oleh penelitian kami tentang Ideation di kantor Rusia, sebagai hasilnya kami menerima konfirmasi terus-menerus bahwa di hampir setiap perusahaan, keluhan utama karyawan adalah kurangnya privasi dan ketidakmampuan untuk berkonsentrasi.
Agar karyawan fokus pada tugas mereka, ruang kerja harus menyediakan area yang ditentukan dengan jelas untuk kerja tim, individu, dan fokus. Zona-zona ini seharusnya tidak bersaing, tetapi saling melengkapi. Variasi dan ketersediaan yang lebih besar dari ruang ini atau itu memungkinkan karyawan untuk menggunakan lingkungan yang paling sesuai untuk tugas saat ini dan memungkinkan mereka untuk tidak mengganggu tetangga, serta mengurangi monoton yang membosankan dari pengulangan baris ruang terbuka, meningkatkan kenyamanan akustik.
Dan tentu saja, sangat penting untuk melatih karyawan tentang penggunaan ruang yang benar. Perlu melibatkan orang dalam proses perubahan sejak awal, karena jauh lebih mudah untuk mengimplementasikan ide yang diterima melalui komunikasi dengan rekan kerja, dan tidak memaksakan orang lain. Perusahaan perlu memperkuat perilaku baru melalui strategi perubahan, komunikasi, dan pelatihan yang diartikulasikan dengan baik. Dalam hal ini, mereka tidak akan menemui perlawanan dari karyawan, dan efektivitas inovasi akan setinggi mungkin. Berdasarkan Penelitian Haworth
